运前：事无巨细做准备
一些大型展览会，组展商通常会指定一个运输商作为其展览会的运输代理。品牌展览会指定的往往也是服务好、信誉佳的运输商。一个展览会有国际展商，也有国内展商。国际展商通常由一些国际性的运输公司代理运输。组展商申请展会批文在海关备案时，会同时将运输代理在海关备案。组展商委托了哪家运输公司，海关才受理哪家公司的报关业务。
将货物详情告诉运输商
周宇逊告诉记者，参展商在确定参展以后，组展方会通知参展商委托了哪家运输公司做展览会的运输代理。参展商也可以主动向主办方了解，该展览会由哪家公司来做运输业务。与此同时，运输商也会得到一份参展商名录并主动与参展商联络，并会将一份货单传给参展商，上面将收费标准、发货日期、收货人等项目列出，参展商应该尽可能地将货物的情况填写清楚并回传。要将货物的详细情况告诉运输商，比如有没有超长、超大型的和特别要求的货物。
包装箱的标签要细致入微
在国内，展品的包装通常由参展商自己解决。包装一定要做到细致入微，要在货物的包装箱上将标签填好，企业名称、展览会的名称、展台号、日期、货物名称等细节都要写清楚。
周宇逊对记者说：这些虽然是细节，但很容易产生麻烦。有的企业只写展览馆的名称，没有写展会名称，就会耽误运输。比如北京国际展览中心很大，经常同时举办两个或者三个展览会。如果展会名称不清楚，运输商就不知道该将展品送到哪个馆。
企业名称和日期也应明确。企业在公司所在地发货经常会遇到这样的情况，企业找的运输商常常为了压低成本，将货物转包出去。展品经常会被几次转包，最后由一家有运输实力的公司把货物集中起来统一发货。由于几经转手，最后接货的公司并不知道该货的货主是谁。如果货物标签上公司名称不清楚，展览会的运输代理去提货的时候，就不知道哪一件是要参加展览会的展品。在展览旺季，展览会的运输商每天收到的货物很多，常常分属不同的展览会。因此，展品运输时标签的内容就显得格外重要，一旦没有写清楚，就容易造成货物丢失或进错场馆的情况。
一些大件设备，比如纺织机械等，基本都是大厂商生产的，他们参展通常会自己派车将货物运到展览会。如果不是自己运输，展品包装外的标识更要全面。周宇逊对记者说：这些方面，欧美国家比较规范。比如在较大设备的箱外，他们会在箱子四角用火烫出链子状的标志，表明这里是可以用来吊的位置。另外，机器的重量、重心、方向等都有清楚的标志。这样，展品进场时工人搬运操作起来就不会把货物碰坏。如果展品是易碎品，在包装时里面要加好防震的材料，箱子外面要特别注明易碎标志。如果展品不能倒放，也应该标明清楚。因为在航空运输货物进不去舱门时，运输人员如果看到不能倒放的标志，就不会倒放，而会建议该展品换飞机或者采取其他的运输方式。
国际展商不能随意选择运输商
一个展览会有国际展商，也有国内展商。一些国际性的运输公司，国际展商通常由其代理去与其联络。国际展商虽然可以选择运输商，但需要注意的是：对于普通商品来说，参展商可以任意选择一个运输公司来承运，但是对属于海关监管的展览品的运输，则不是任何公司都能被选择的。按海关的规定，展品进来时暂时不收税，因为展览会闭幕后还要出境，在海关监管下保证这批货不会在国内随便卖掉，产生一些逃税问题。而在众多运输公司中，目前，并不是每个公司都可以做这种监管运输的业务。因此，海外参展商在参加展会时要特别注意这个问题。
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运中：紧密联系运输商 发货后及时告诉运输商
完成了发货准备后，参展商便要发货。发货后要通知展览运输商，告诉对方负责人已经发货，并将运单传真过去，将发了什么样的货、通过哪家公司发的等写明。通知的方式最好不要仅用电话，最好以文件的形式发传真，一是便于对方留底查货，二是展览会期间很忙，对方联系人不在的情况下，也会由其他负责人根据文件上的内容进行核对。
参展商要有专人负责运输
在运输过程中，并不是将货物发完就了事了。与运输代理的沟通最为重要。作为参展商，参加展览会每个环节应该由专人负责，运输也不例外。一些展会由于内部沟通没有做好，运输公司通常会有找不到人的情况发生，这样很容易耽误时间。
灵活应对特殊情况
另外，在运输过程中通常会有一些意外情况发生。按照一般展览会的惯例，参展的货物通常是开幕前两天运到，但经常会有例外情况。
来源：好展会
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