【集萃网观察】展台工作
展期工作是指展览会开幕到闭幕这一段时间的工作，是展览工作重要的阶段，也是正式的展台工作阶段。如果展览筹备工作做得充分，展台人员经过正常培训和工作交代，并努力工作，展台管理得当，那么展出目标应当能够达到。
（1）展台工作，展台工作的主要内容包括接待客户、洽谈贸易、记录和市场调研。
A、接待客户是展台关键性工作之一。接待工作的主要内容是发现新客户并与之建立联系，以及保持、巩固与老客户的联系。接待安排可以是随意的，也可以是预约的。最好将预约接待安排在观众人少的时间。以减少会谈时的打扰，同时也避免失去接待其他客户的机会。接待对象可以分为重要客户、现有客户、潜在客户、普通观众等。重要客户，不论是现有的还是潜在的，可以列出名单，事先告知展台人员。如果发现重要客户前来参观，要予以特别的接待。要接待好现有的客户，维护好关系。但是如果不是洽谈业务，就不要因为他们而耽误接触新客户。可以约他们在闭馆后吃饭、喝酒。接待潜在客户是展览会的最大优势、最大价值所在，也就是展台最重要工作之一。普通观众一般没有贸易价值，与展出目标没有直接关系，因此，不要耗费时间和精力接待普通观众，但是注意不能没有礼貌。可以巧妙一点，客气地打招呼，简略地解答问题，尽快结束交谈。
B、洽谈工作也是展台关键性工作之一，与接待工作紧密相连。洽谈工作的重要内容之一是推销，推销公司产品和服务，推销公司形象。
有效的推销会使潜在客户对展出公司产生信任，对展出的产品、服务产生兴趣，会使现有客户对新产品产生兴趣和购买意向。达到这一步，就开始进入洽谈阶段。要积极地争取与现有客户签订新的贸易合同。但是对新客户的大宗买卖以及投资项目要慎重，不宜当场签约。任何决定必须在彻底调查之后作出。报价、条件再好，也要保持慎重的态度，尤其是对展览会临结束前提出的大宗买卖和投资项目要警惕。“趁热打铁”的观念不可使用在展览会上。展览会的关键功能是建立新的关系，展览会之后还需要做调查工作，知根知底后再签大笔买卖和大项目投资。推销工作的成果表现在签订贸易合同。
C、记录是展台正式工作之一。记录对展览评估和展览后续工作都很重要。展台记录的范围可以很广，但是主要记录是接待和洽谈工作。记录方式有多种，常见的有收名片，使用登记簿、记录表格、电子记录设备等。
记录内容、格式应在展览会前准备好。记录内容根据工作需要选定，不要忽略任何重要信息，也不要记录没有价值的内容。记录格式设计主要考虑使用方便和效率。展览会开幕前，必须让展台人员熟悉记录表格。记录表格最好是复写式，一式多份：一份留给当地机构或代理，一份尽快发回总部，一份留在展台，用于存档和后续工作。复写式表格的每份都要注明去向和用途。如果是单页式表格，可以一天结束时或指定时间将表格内有关情况摘出发回总部以便于工作迅速处理。
D、展台人员在做记录时，要争取尽可能准确，尤其是潜在客户。准确的记录有助于后续工作的针对性和效率。展台接待和洽谈记录要适时统计。每天可以简单的统计，内容包括观众接待数、观众来源、询问内容、合同洽谈数量和金额等，统计结果是每天展后会议的内容之一。对于一些需要急办的事则交相应部门、人员尽快办。在展览会闭幕后，可以做复杂一些的统计、分析，包括：根据记录建立或更新客户名单，选编新的展出邀请名单；分析宣传、广告、公关的效率并找出改进的方向，统计后续工作建议，分轻重缓急安排处理等等。记录、统计、分析也要指定人定时做。对于一些后续工作，迅速统计并立即处理非常重要。
E、联络、公关工作是一项内容很广的工作，在此，主要谈及客户邀请、接待室、送礼工作。
客户邀请工作是在展前已大规模做过。在展览期间，仍应视需要继续做客户邀请工作。展览期间的客户邀请工作主要限于重要的现有客户和潜在客户。
接待室工作是展台工作的一部分。如果配备接待室，要充分利用。接待室应用于有价值的客户和贵宾。事先要向展台人员明确说明谁可以使用、什么时候使用。接待室是接待、谈判、签约的地方，气氛要轻松一些。但是要避免造成娱乐、消闲的气氛，避免接待室成为观众和展台人员休息的场所，要保持接待室做生意的气氛。接待室的招待品可以分等级提供，比如：软饮料、酒精饮料、快餐、正餐等。招待标准要按预算定，要注重效果。接待室要保持干净。接待工作做得好，也是展出成功的条件之一。
展出工作一般都会配备礼品，要做好礼品管理工作。要明确赠送档次，一般分贵宾和工作用礼品。在正常情况下，第一天重要人物最多，最后一天最少。每天使用多少要有数，不要早早用完。礼品可以事先包装好，免得临时送礼来不及包装，在送礼后进行登记。一方面为了管理，另一方面是为了以后再送礼时好相应安排。
F、调研是展览会的重要功能之一。贸易展览会不仅是买卖场所，也是理想的调研场所。展览会本身就是一个市场，是一个人员众多、气氛宽松的市场。在展览会上做调研节省费用、节省时间。进行信息采访，询问市场、产品甚至竞争者的情况比在其他环境中容易。在展览会上，展出者和参观者都不介意回答一些问题，有些甚至很乐意提供意见和建议。而在其他场合，就不是那么容易获得答复。据称，有关市场的任何问题都可以通过展览会的调研获得结果。在展览会上的调研范围和内容可根据展出需要和条件安排。
调研工作可以委托专业公司做，也可以由展台人员自己做。专业调研公司的工作质量高，但是他们的产品专业知识可能不是太精。另外，出于经费、人员等方面原因，展出者大部分是自己做调研工作。
展场调研的途径和方式可以是多种多样的。可以以展台为阵地，主要针对参观者做调研，了解参观者对产品和服务的意见以及建议，询问参观者对产品和服务的需求和要求，以及参观者对市场和发展趋势的看法等等。可以抽空参观其他展台，尤其是竞争对手的展台，主要针对竞争对手做调研，收集资料、询问情况，了解竞争对手的展示手段、销售方式、宣传方式、新产品、新技术、产品质量、价格、包装、性能等方面的情况。可以参加展览会期间召开的研讨会，主要是针对市场做调研。展览会的研讨会是一个了解市场和行业发展趋势的好机会。一方面发言人会做出推论、预测，另一方面参加者所表现出的兴趣（比如出席人的多少，出席人的问题等）也可以作出预测的标准之一。此外，在研讨会上还可以寻找发现重要的潜在客户。还要以阅读新闻报道、贸易刊物、官方报告等，了解综合性质和宏观性质的情况。调研工作不仅仅是收集信息，还包括统计、分析和总结。
G、操作示范。操作表演的展品更能吸引观众注意，能使客户更加了解产品而使客户更快地做购买决定。因此，在有能力和条件的情况下，应考虑安排操作示范。
如果安排了操作示范，要事先再三检查产品，确保能正常操作表演。任何事故不仅会带来难堪、损坏公司形象，也会直接导致生意流失。操作表演要视情况安排保卫人员以防意外。此外也要警惕竞争对手做手脚。若有规定，还需事先征得展览会组织者同意。另外要视情况办理保险。操作安排次数要适当，可以定时操作表演展品。多了效果并不一定好。如果有音像设备，使用时要控制音量、调整屏幕角度，不要影响周围展台，避免造成麻烦。
H、资料工作。展台资料包括公司介绍、产品目录、产品说明、服务说明、展出介绍、价格单、展台人员名片等。展台资料需要管理，管理使用得当，资料可以有效发挥宣传、推销作用；管理使用不当，资料便会被丢弃、被浪费。资料的管理工作包括控制散发数量、控制散发对象、撤下残损的资料，添加新的资料、补充库存等等。
资料要有针对性的散发。可以分层次地向目标观众寄发、散发。资料可以分为两类：一类是可以散发给每一个参观者的简单、成本低的资料，包括单页和折页资料；另一类是提供给专业参观者的成套、成本高的资料，一般不宜当场提供，最好是展览会后邮寄给客户。
供散发的展台资料放在参观者可以方便拿取的地方，不要对称地放置、摆放太整齐或摆放成几何图案，以免误认为是展示品而不拿取。可以使用资料架（台），但是要注意摆放位置，不要影响正常展台工作，也不要影响观众行走。资料不宜大量堆放，而要均匀散发，可以由展台人员直接散发或少量地放置在展台上，不断地添加，以免滥发造成浪费。散发的资料要有数量控制，以便于整个展览期间都有正常的供应。不要在展览结束时，还剩余很多专门印刷、却无法用于其他场合的资料；或者在展览还没有结束已无资料可以散发。
向客户提供贸易资料编印成本一般很高，控制可以严格一些。资料可以放在接待室内或资料柜内，不要让参观者自由拿取，而由展台人员有选择地提供给有价值、真正需要资料的客户。据调查，许多真正的客户往往不愿意携带很多资料，而且基本不翻阅在展览会上收集到的资料。因此在展台上可以不直接提供贸易资料，只配备少量资料用于谈判参考。这样也可以使展台人员和参观者集中精力交谈。在进行贸易细节洽谈时，可以使用有直接关系、辅助洽谈的资料。若客户需要资料，可填写索取表。展出者当天或展后安排邮寄。
具美国的统计显示，50%的人没有目的或者目的不明却到处收集资料，最终将所收集的资料留在餐馆的饭桌上、汽车座椅上或废纸篓里。即使拿到办公室也是放到资料堆里，“有时间再看”，实际是不会有时间再看的。英国人称这类人为“资料收集者”，没有明确目的但是却到处索取资料，最终可能一扔了之。因此要管理好资料，不能将贵重资料提供给这类人。
I、活动。展览会可能会安排一些活动，包括开幕式、新闻发布会、馆日、招待会、研讨会、贵宾访问、采购团等等。这些活动与展出都有关系，展出者应予以足够的注意，并视需要积极参与或充分利用。
展览会开幕式是展览会最重要的活动之一，既有新闻价值，也在商业价值。对于一般展出者，重要的是利用其商业价值。开幕式邀请人员都是一些政府官员、工商名流和新闻记者，在开幕式当天参观展览会的人很多是有价值的商人。
首先，展出者一定要在开幕前完成全部施工、布置工作。开幕后的几小时是关键时刻，对展出者最为重要。重要人物已到场，重要客户通常在展览会开始时就参观。他们巡视展览，如果展台一切安排妥当就绪，准备接待客人进行业务洽谈，那么这些重要的客户在巡视之后，就会把这样的展台列为接触对象。而仍在施工、布置的展台则是作反面宣传，会失去这些最重要的客户。其次，是了解开幕程序和活动，包括开幕式后贵宾参观路线。如果可以，做展览会组织者的工作，争取将自己的展台包括在贵宾的参观路线内，这将有利于新闻宣传。第三，确保展台人员全部到位，确保展台人员着装整洁、精神饱满。如果需要，做好摄影和摄像准备。
J、现场销售。有些展出者将展览会作为直接销售的场所，租用小面积的标准展台，在里面堆满产品，在展台前的过道上放柜台，直接向参观者销售。这样做会扰乱展览会现场秩序，展出者本身也很难能过零售获得足够利润。如果展出者认为有充分理由零售，可以事先与展览会组织者商量，也许可以获得同意，并被安排一个合适的位置。如果展出者违反规定强行零售，展览会组织者可能也会采取强行措施，关闭展台。
在贸易展览会上直接零售是违反效率和效益原则的，因此贸易展览会通常禁止现场零售。贸易展览会是做贸易的场所，展出者应集中精力捕捉潜在客户和贸易机会。向大量普通参观者开放消费品展览会可能允许零售。但是也需要办理相应的手续并遵守相应的管理规定。
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