【集萃网观察】参展是企业宣传产品、联系客户以及提升形象的重要途径。企业投入了大量的人力、物力和财力，当然希望能在展会上有所收获。对于拥有稳定客户的大公司来说，展会更多意义上是宣传企业形象、发布潮流趋势的舞台；而且一般由专人负责，参展效果可以得到准确的预测和有力的控制。而对广大中小企业来说，展会要取得较好的效果，决策者必须摒弃错误的参展动机和参展方式。如果决策者不希望浪费一分精力和财力，那么制订一个合理的时间表就很重要了。以下是一个可取的安排模式，企业在考虑参展时可以参考。
（一）12个月前
1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面选择展会，可以适当询问专业人士和机构的意见，确定全年的展览计划。企业在年初做全年工作计划的时候，应该将展会也纳入计划的范围，因为参展和产品/服务的销售以及公司的发展是有机结合在一起的。心血来潮的参展不仅会造成公司资源的浪费，而且对公司的发展也是不利的。
2、与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料。企业如果选择国外展会，可以先和国内代理公司联系，因为代理公司熟悉相关展会和市场情况，而且周到的服务项目的确能够省去企业不少的麻烦。选择代理公司非常重要，好的代理公司不仅可以为企业争取到有利的展位，而且可以提供包括展位搭建、商贸配对在内的增值服务，使企业花更少的钱，获得更多的权利。
3、了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划。
（二）9个月前
1、设计展台。有过参展经历的人都知道展台设计出色的展商受到买家的关注度远远超过那些设计一般的甚至没有设计的展商。在产品、价格日趋一致的情况下，包装就成为展商的一大卖点。所谓的“眼球经济”不应该仅仅体现在产品或服务上，更应该体现在企业的整体形象上。高质量的展台搭建、高素质的人员配备以及设计精美的发放品将为企业带来意想不到的人气。
2、选择并准备展品。准备展品需要注意的是展品不是越多越好。曾经有家企业花费巨额费用将所有产品运到国外，但是展会现场前来咨询的买家却并不是很多，后来一问才知道，大部分产品根本不适合当地市场，而且买家大部分是零售商，对企业带来的产品并不非常感兴趣。所以，企业在选择展品时，必须考虑当地的消费习惯和展会邀请的买家性质。
3、与国外潜在客户及目前顾客联络。这点常被展商忽视，其实如果做好买家的展前邀请，参展效果将会事半功倍。笔者曾在中东一个展会上发现一个有趣的现象：同是中国展商，展位搭建和展品也都大同小异，但是一个展台前总是围满了前来咨询的买家，这使许多国内同行十分不解。后来这家展商告诉笔者，他们很早就给当地意向客户发函，邀请他们到展会现场参观。这样一个小小的举动最终为这家企业带来了大笔的订单和稳定的客户。目前企业寻找意向客户的途径主要是展会和网络。企业可以从类似“思诺博在线”的电子商务网站上免费获取真实有效的买家信息，提前与他们联系。
（三）6个月前
1、以广告或邮件等进行推广活动；
2、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等，安排展览期间翻译员。翻译员绝不是可有可无的角色。参加国际性展会，9平米的标准展位安排翻译在内的两名人员比较合理。精通公司业务的翻译员不仅胜任语言上的沟通任务，而且能够较好的宣传公司，促成生意成交。
3、向服务承包商及展览组织单位定购广告促销；
（四）3个月前
1、最后确定参展样品，准备大量代表本公司产品品质及特色的样品；
2、将展位结构设计做最后的决定；
3、计划访客回应处理程序；
4、训练参展员工。如果说展位和展品是企业的第一张“脸”，那么参展人员就是企业的第二张“脸”。因此，对人员进行一定的礼仪、谈判技巧培训是很有必要的；
5、排定展览期间的约谈；
（五）四天前
1、整理运货文件、展览说明书及传单等额外影印本，随身携带；
2、搭乘飞机至目的地；
（六）三天前
1、抵达目的地，饭店登记；
2、查看展厅及场地；
3、咨询运输商，确定所有运送物品的抵达；
4、指示运输承包商将物品运至会场；
5、联络所有现场服务承包商，确定一般准备就绪；
6、访问当地顾客；
（七）两天前
1、确定所有物品运送完成；
2、查看所订设备及所有用品的可得性及功能；
3、布置展位；
4、将所有活动节目做最后的决定；
（八）一天前
1、将摊位架构、设备及用品做最的检查；
2、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后简报；
（九）展览期间
1、尽早到会场；
2、详细记录每一个到访客户的情况及要求，不要凭事后记忆；
3、对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，及时回报总部作出合理答复，一旦应承，就必须按质按期完成，以取得客户合作信心；
4、每日与员工进行简报；
5、每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便即时处理及回应；
6、实地观察后尽早预约明年场地；
（十）展览结束
1、监督摊位拆除；
2、处理商机；
3、寄出谢卡；
“好的开始是成功的一半”——企业要想获得良好的参展效果，必须做好充分的展前准备！
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