【集萃网观察】如今，展览会已经不是简单意义上的展示产品、推销产品、购买商品的场所。现代展览会已经快速发展为交流和获得信息的中心，参加展览会已成为企业整个市场拓展工作的重要组成部分，应被列入全盘市场计划之中。
在确定了参展目的、选择了合适的展览会后，要按部就班地做好以下工作：
报展程序
选择某个展览后，与主办单位取得联系，对方会传真或邮寄给您报展文件。这些文件包括展览会介绍资料、参展申请表格、参展费用、有关服务、展馆展位图、参展人员手册等。
填好参展表格、返回给大会主办者、并得以确认之后，您还要将全部或者部分展位费作定金汇至主办者，这样您的展位便得到最后的确定。
费用预算
参展费用包括展位费、展位装饰装修费、展品运输费、机票火车长途车费、市内交通费、食宿费、必要的设备租赁费、广告宣传费、资料印刷费、礼品制作费、会议室租赁费等。做参展经费预算时，还要加上总费用的10℅，作为不可预见费用的支出。
展台位置
展台的位置由主办者全盘规划，按照产品和服务的内容、行业、地区等因素安排展台的位置，或者是以展位费的多少来区分位置的好坏。主办者提供的展位图上标出了哪些位置可供选择。总之，越早将参展申请表格递交给大会主办者，越容易得到好的位置。
展位的装修
大会提供标准展位的搭建，展墙、桌椅都采用防火材料，在做装修时可以根据公司产品特点、技术特点、市场定位、展览期间的活动安排，做出别出心裁的独特装修。装修时要特别注意，如果采用的是木结构的展架和装饰物，应涂上防火材料。
展品的运输
大会主办者会在“参展细则”里提供展品运输的提货负责人的姓名和收货地址，您可以按此将展品提前运往展览所在地。另一便捷的方式是委托运输代理。
布展和撤展
展会组织者通常会给布展留出足够的时间，大多展览会的布展时间为3天以上，并且可以在正常工作时间之外加班施工。在大会最后一天，观众清场以后即可以开始撤展。
入场券
大会主办者视展位面积的多少分配给每个单位一定数量的展览入场券甚至开幕式请柬，这给您提供了联系客户和关系单位的机会。您可以列出名单，将入场券和名片一起寄给这些嘉宾，邀请他们前来参观和见面。
会刊
每个展览会都要出版一期展览会会刊或参展商名录，可免费列入每个参展单位的名称、地址、电话、联系人、甚至产品介绍，这是展览会的延续，不可忽视。如果有足够的展览和宣传经费，在会刊上刊登广告，其效果当然更加明显。
场地广告
除会刊宣传外，大会主办者和展览馆还提供室内室外的场地广告，包括条幅、横幅、旗帜、气球等。对展览馆场地熟悉、有经验的参展单位的展览策划者会最早占领有利的位置。
技术讲座
部分展览会还同期举办技术讲座和研讨会，除大会特别邀请的专题报告讲座外，参展商也可以要求在期间举办一场或者多场讲座。这是向各界来访者推荐新产品和新服务的一种很好的形式，是您发展用户的良好机会。通常，在交纳规定的费用后，大会主办者提供会议室和基本的会议设备。特殊的会议设备，您可以预先甚至临时租用。
参展人员的选用
选用了合适的参展人员，便能得到更佳的参展效果、更好的销售业绩。参展人员应具备以下基本条件：对公司的产品和技术有较深入的专业知识；自信、适应能力强；性格外向，易于与各种人交谈；有参展经验；身体健康、乐于出差。
参展人员的着装
除日用消费品、食品的展销活动、娱乐性展示活动和产品促销活动的需要外，展览会期间应穿着正式服装。首先，在展位里您是公司的发言人，代表的是公司的形象；另一方面也是对参观者的尊重。如果能配合展台的搭建和公司颜色统一着装，则效果会不同凡响。
展览资料的准备
参加展览会之前您要准备足够的宣传资料，包括名片、产品介绍、公司价格清单，其使用量往往会超过您的预料，所以要做好充分的准备工作。
会后的联系
展会期间，参观者只是对您有了粗浅的认识，真正的生意往往会来自于会后。展览会虽结束，生意则刚刚开始。所以切记两点：一、展会期间的用户访谈记录，这是您的第一笔财富；二、会后资料的整理、用户跟踪联系。抓住这两条，成功就属于您了。
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