（1）先确定每年参加展会的次数和预算、目标市场划分、参展人员安排。一般来说参加一次参会，人均费用会在三万元左右，以每次国外展会至少两至三人参加、每年至少两次国外展会计，一年费用大约在十多万元人民币左右。另外考虑到要接回多少订单才能销掉这部分费用，否则久参无效，慢慢老板可能就不会支持你继续参展了。

　　（2）将所有行业展会详细列出，然后和同行打听哪些展会效果较好，哪些较差。

　　（3）通过展会网站上的参展商名单，查看同行中的龙头老大一般参与哪些展会，跟着参就行了。

　　（4）一般来说行业杂志上都会有一些展会清单，包括一些收费平台，都会告诉你他们发行的杂志或光碟会在哪些展会上分发，可以从中选择。贸易网站也会有清单提供，但相对来说综合展会较多，专业展会也有，却只有几个稍大一点的行业。

　　（5）如有精力、时间、足够的预算和人员，也可以一年选择五六个不同的展会都参一参，然后从中筛选（我一个同行就是这么干的，每年参展费用不下一百万）。

　　二、自己参展好处多：

　　每次出国参展，我都能发现浩浩荡荡的中国代表团，而像我这样的独行侠，不说屈指可数，也绝对是人人侧目的异类。我坚持自己出行的原因有以下：

　　（1）费用能省很多：一般来说我自己出行，展位费不算，连机票在内，往往只花一万多元，而跟团者动辙两万五/人，最贵者甚至达七万五/人。由于事前与客户或当地供货商有约，所以常有免费饭局甚至免费酒店可住，加上车接车送，往往省去不少费用。

　　（2）锻炼筹备能力：第一次去美国参展，从租桌椅租地毯到订酒店到样品运送，事无巨细都是通过与主办方积极交流搞定，通过把握优惠时段（提前预订往往有优惠价格），不仅省了不少费用，同时也锻炼了沟通与筹备能力。

　　（3）行程自由：去年在德国，很多代表团设计的路线往往与观光有关，与生意无关。我则一边拜访客户，一边利用周末或谈完生意后的半天时间就客户所在地进行游玩，有时还有热心的客户当导游，既游览了景点，又增进了感情。

　　（4）锻炼适应能力：没有导游和团长带着，我们往往得自己与酒店前台、饭店服务员、的士司机打交道。吃东西，往往避开中餐馆，而选择当地有特色的饭店，往往有意想不到的奇遇和惊喜。

　　每次参展结束，都有一帮子跟团者热烈地和我预约下次要和我共同出行，因为我住的酒店往往漂亮又实惠、行程丰富又有趣、费用一分还不多花。

　　三、如何经济又实惠地参展：

　　（1）摊位费：一般在两千至三千美元左右，像美国展会标摊大多为光地，展位之间仅用布帷隔开，所以还要预算搭建的费用，一般另加一千至两千美元。欧洲如收两千多欧元，则已包含地毯、板壁、前台、桌椅等基本设施。记得次年三月前找当地外经贸局了解如何退费（能退一半）的问题，如此能省一半费用。

　　（2）机票：如果能提前一个半月预定，费用至少能低三分之一。

　　譬如去美国，一个半月前来回机票能低至五六千，到八月中旬则需八九千。另外很多人选择中途转机，我则愿意乘坐中途短暂停留但不下机的航班或直航机，虽说费用稍贵，却减少了麻烦和折腾。

　　（3）酒店费用：在美国，如果选择离展会稍远的二三星酒店，一般可低至四十至七十美元/晚（我在芝加哥住的是WESTIN，标准相当于国内五星以上，连税在内才七十美元，可谓价廉物美），可通过租车来减少交通麻烦，一般车辆租金在60美元/日。两三个人则能省不少费用。提前在网上预订，则优惠更多。

　　（4）手机费用：一般半月时间至少预算一千五至两千人民币。最好利用当地投币电话，可省不少费用。

　　（5）中转飞机票：美国的内陆飞机票往往在国内很难订到，所以我往往委托国外朋友事先预订。像LA飞旧金山，现在订只需四十几美元。在美国国内转一圈，跑五六个城市，费用不会超过一千美元。欧洲则最好利用火车，法国的火车票稍贵，德国则从南坐到北只需六十几美元。

　　（6）样品运送费：这块没法省。很多展会指定运送商，从中牟利。我这次去美国学精了，先把样品弄成小包装，用TNT寄往当地朋友处，到时运到展馆门口，然后手提怀抱一一运送进去，可省去两百多美元从门口运到摊位的运送费。

　　（7）桌椅、地毯、海报、饰品等费用：我一般都在国内买好折叠轻便式，除去运费后，仍能省去不少费用。拿地毯作例，在美国租一张最破的地毯也要一百多美元（标摊10X9英尺），而我在国内买一张地毯才七十元，连包装三公斤，每公斤运费五十八元（打六十元好了），总共二百五十元搞定。所以我连杂志架（摆放产品说明）和垃圾篓（国外租一个也得二三十美元）都从国内买好寄去。背景墙搭建最低六百八十美元，我花几百元在国内做了一种可折叠的喷朔材料，到时四角用绳子一固定，便是一面精美的背景墙。其它如桌椅，向当地朋友借来用用，样品柜则在国外花六十多美元买好（比国内甚至更便宜）。

　　（8）吃的费用：如果自己吃，一般以每人每餐十欧元/七美元计。最好选择自助餐，否则另须付15%至20%的小费。

　　（9）交通：在德国可利用展商卡免费乘坐各种交通工具，在美国可租车或与当地朋友联络接送问题。在巴黎则可利用四通八达的地铁系统。