一般来说，一个展览能够进行，必须有四个要素：主办者（展览公司）、参展者（在有些展览中，主办者同时也是参展者，两身份同一）、客商（观众）和场馆。
在商业性展览中，主办者的收入主要来自参展商。足够多的参展商的介入，是展览得以运转的关键。主办者的主要收入，他所赖以活动的舞台，以及展览的社会效益等，均由此产生。虽然并非所有的参展商都能带来利润。但这丝毫不会降低参展商在展览价值中链条中的地位。
买家应邀参加展览，会给运输企业、宾馆、酒店、旅游公司等各方面带来社会效益，但不会给主办者带来直接的经济效益。因此，从一定意义上可以说，买家也是为参展服务的。
二、 参展商连续参展是展览公司的利益所在
对一个定期举办、连续举办的商业展览而言，展商的连续性参展显得十分重要。
首先，参展商是否连续参展，常常是一个展览成功与否的重要指标。这是因为，展览中的成交统计，常常不能准确反映展览的实际成效。但是，参展商对展览实际上有自己的客观评价。展览办得好，参展商是否连续参展，在相当意义上可以说是对上届展览成效的一个客观评价的反映。这是展览公司进行招商招展宣传的一个重要资源，一个亮点，对降低招展费且具有重要的作用。
其次，对展览公司而言，参展商连续参展的所带来的利益，还表现在拓展新老客户所需费用方面的不同。有人认为，开发一个新客户是维持一个老客户成本的5倍。因此，有专家说：“保证主办单位最大利益的一个方式是一定要保持现有的展商”。
三、 参展商的参展益益是展览综合效益的体现
展览的效益是综合的，它抱括经济效益和社会效益两个方面。参展商的效益是展览综合效益有非常重要的方面。参展商的效益好，展览主办者的效益才会有一定的保障。参展商效益低，其他各方面都获得较好的效益，则这种社会的综合效益是畸型的，参展商无法长期维持，展览公司也难以生存。
参展商效益表现在很多方面，其中获得订单是根本的，其他方面都是围绕着这一点展开的。我认为展览中展商除凭自己的关系及新产品从老新客户中获得一些订单外，大部分的订单可能会在展览结束后的半年至一年时间内，从展览结识一客商中获得，这些效益一部分。展览公司的责任在于始终把参展商的效益放在重要地位，在筹办展览的全过程顾及并加以体现。
四、 树立参展商在展览公司客户群中的核心地位
对展览主办者来说，树立发客户为中心的思想，在很大的程度上是树立以参展商为中心，为参展商服务的思想。展览的主办者必须从众多的客户群中，确定这一关键客户，并以带动其他有关工作的展开。
以招商工作而言，展览公司不是为招商而招商，而是直接为参展商服务的一个重要方面。因为它是提高参展商效益的基本前提，没有客商的积极参与，参展商的参展效益必然会受到严重影响。再如展览期间的接待、尤其中对客商的接待工作，实际上依然是为参展商服务的。和很明显，如果客商因为展览组织部门接待不好，下次不会再光临这个展览，到时候受到损失的仍然是参展商。
展览公司还应该树立长期为参展商服务的思想。对参展商的服务大致可为展前、展中、展后三方面。现在一般公司比较重视对展商提供展览期间的服务；对展前服务，有些方面工作一直在做，但做得不够自觉，还有一些工作则没有开展；对展后服务则大多不太重视。
五、 协助参展商提高参展效益
如前所述，参展商的参展效僧，取决于诸多因素。这里只从与展览有关的方面作些分析。
第一、 加强与参展商的沟通，选派好参展员工，做好客商的接待工作。
参展人员的选择至关重要。不熟悉技术及商品性能的员工不能作为展位工作人员；参加出口商品交易会，必须选派懂外语的人员参加。此外，工作人员必须有责任心，有条件的参展单位要统一着装，树立企业良好形象。参展企业应对参展人员开展培训，对客商的接待要热情、周到、耐心、有礼貌；解答要详尽，对客商提出的要求，要尽可能满。对展览公司组织的各种研讨会、报告会等配套活动，要尽量选派懂技术的科技、管理人员参加，以提高参展的综合效益。
第二、 提请参展企业重视客商邀请工作。
展览会的客商邀请工作主工是展览主办者的任务。但是，参展企业如能参与客商邀请工作，对提高企业的参展效益也是十分有利的。因为参展企业所邀请的客商，是自己的中长期客户，具有很强的针对性，因而更有成效。此外，参展商邀请客商。如果每个参展商都能参与客商的，应具有普遍性，不能局限于个别参展商。如果每个参展商都能参与客商邀请工作，有效客商增加了，那么所有参展商都能从中受益。
第三、 服参展企业转变观念，加大广告投入。
提高参展企业参展效益，是展览公司与参展企业的共同职责。不仅展览公司应该做广告，参展企业也应该做许。参展企业的广告与展览公司的广告一起进行，彼此呼应，对提高参展商的参展效果，具有很好的作用。而且展览前企业的广告效果比平时的广告效果更好。
第四、 敦促企业重视展位的设计与布置
展览是在一个相对比较短的时间里，集中向观众展示组织很多客商来参观，企业布展，就是通过平面、立体艺术造型，以及图表统计等各种信息，借助于光电声色的作用，引起观众的注意，激发客商来参观与洽谈的兴趣，达到双向交流目的，并促其购买的决心。因此，应说服企业重视展位布展，并鼓励企业聘请专业展览公司进行设计，以获得理想的效果。
六、 关心参展商，重视彼此的忠诚度
我们反对单纯做主张提高参展企业的忠诚度的说法，而倡导展览公司与参展企业彼此忠诚，也就是两者之间应建立一种新型的关系，平等对待，彼此尊重，诚信守法，互惠互利。由于参展企业是展览公司的“衣食父母”因而展览公司应该主动开展这方面的工作。
第一、 展览应及时总结每次展览举办的情况，发现问题及时改进，或在下次办展时间改进。需用要强调的是对参展商服务方面，应做出详细的检讨，一条一条地予以落实，改进。
第二、 关心参展商成交情况的落实，总结参展商的经验和教训，并通过适当途径向其他企业介绍，以提高参展商参展效果。
第三、 举办参展企业培训班，就企业参展的有关问题有关专家讲座，灌输新思想，转变旧观念，提高参展企业实际操作水平。
第四、 开展联谊工作，如通通会员俱乐部等组织形式，加强展览公司与参展企业联系。展览公司可以通过一定的途径，向会员无偿提供一些商业供求信息，为重点参展企业提供展览知识方面的服务以及优先保证他们参加展览公司组织的各种增训等。
第五、 为鼓励参展商连续参展，展览主办者方可视情况，对连续参展商的企业给予一定的展位费减免优惠。
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